Um briefing orienta, informa, identifica as ideias iniciais das pretensões do requerente. Esta ferramenta de trabalho é essencial, pois, é o ponto de partida para delinear e desenvolver a solução que o cliente procura.
Um briefing eficaz está longe de ser um texto longo, deve primar pelo conciso, ser explícito, identificar as ideias essenciais e o principal objetivo.
Não existe um modelo de briefing ideal, este depende de vários fatores como, a finalidade do projeto, a área em que se insere, tipo de empresa ou cliente.
O QUE É UM BRIEFING?
O Briefing é um documento com um conjunto de informações base, essenciais, que nos orienta para o desenvolvimento de um trabalho. Compreende-se que seja um apanhado de certos dados fornecidos pelo cliente, ou adquiridos numa determinada reunião. Desta forma, a elaboração de um briefing é o primeiro passo para a execução de um projeto.
PORQUÊ ELABORAR UM BRIEFING?
A elaboração do briefing orienta à precisão do trabalho, evita desperdício de tempo, obriga a que toda a equipa esteja informada sobre as características do projeto produzindo, desta forma, resultados assertivos.
O QUE FAZER NUMA REUNIÃO DE BRIEFING?
Antes de ir para uma reunião de briefing, é importante fazer o ”trabalho de casa”, ou seja, realizar uma breve pesquisa sobre a empresa do cliente em questão, assim encontra-se previamente enquadrado e preparado para receber mais facilmente a informação que advir dessa mesma reunião.
Já na reunião, é importante ouvir o cliente sobre a sua empresa, deixar que fale um pouco sobre o histórico da mesma, a sua área de atividade, os seus objetivos e procedimentos de atuação. Saber, também, o porquê da sua recorrência aos seus serviços, perceber as suas solicitações e questões que o cliente pretende que sejam resolvidas. Saber ouvir é crucial para um entendimento do perfil e expectativas desse mesmo cliente.
Existe a possibilidade de levar um questionário pré-elaborado, contudo, achamos que vai quebrar a fluidez da reunião e poderá tornar-se uma conduta rígida. O ideal é, no decorrer da conversa ir colocando algumas questões que considere relevantes para a sua informação.
Não há um padrão a seguir, ou um modelo pré-definido existe sim, uma flexibilidade e sensibilização para identificar as necessidades do cliente.
O QUE PODE COMPOR UM BRIEFING?
Como já referimos, não existe um modelo padrão, este tem que corresponder às necessidades da empresa e do projeto em questão.
Existem briefings mais extensos, específicos para determinados projetos que requerem mais detalhe, mas no geral um briefing eficaz estará longe de ser um texto longo, deve ser breve conciso, explícito e identificar as ideias essenciais e o principal objetivo.
HISTÓRICO DA EMPRESA
Comece por conhecer a trajetória da empresa, entender a sua missão valores e objetivos, inteirar-se do mercado em que atua, compreender a sua dimensão e as mais-valias que proporciona ao cliente da mesma.
POSICIONAMENTO DA MARCA
Perceber como a marca é vista e reconhecida, que características lhe confere valores e quais são esses valores? Qual o diferencial que a marca proporciona no mercado?
É importante entender, também, a sua estrutura e cultura organizacional.
PÚBLICO-ALVO E/OU PERFIL DO CONSUMIDOR
Saber o público a que se destina determinado produto ou serviço é essencial para a definição dos objetivos do projeto. Reunir características como hábitos, interesses, comportamentos, atitudes, etc. são uma preciosa ajuda para ser mais assertivo na proposta a apresentar ao seu cliente.
INFORMAÇÃO SOBRE A CONCORRÊNCIA
Aqui pode basear-se um pouco no benchmarking e procurar entender o que está a dar mais resultado no mercado concorrente.
Procure entender o porquê que os consumidores procuram as empresas concorrentes do mercado do seu cliente, que serviços ou produtos resolvem os problemas do público do seu cliente. Quais os pontos fortes e fracos, em que áreas investem em termos de inovação.
IDENTIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DO PROJETO
Neste ponto devem estar descritos qual o tipo de trabalho a executar, a estratégia, o contexto do projeto, conceitos e elementos relevantes para o desenvolvimento do mesmo, tais como, suporte e práticas para a obtenção dos objetivos.
OBJETIVOS
Ideia principal do projeto, o que se pretende alcançar, identificação das vantagens e benefícios. Não esquecer que, os objetivos do projeto devem estar ajustados ao budget.
BUDJECT
O budget ou orçamento poderá ser o ponto de partida para iniciar um planeamento baseado nos valores disponíveis pelo cliente.
Se não existe budget pré-definido, este é elaborado em conformidade com as necessidades e objetivos do projeto e apresentado ao cliente antes do início da execução do trabalho.
PRAZOS E CRONOGRAMA
Esta ferramenta de planeamento vai permitir gerir e controlar os procedimentos para a realização do projeto, deverão estar descritas as ações, os elementos que vão executar o trabalho, atribuição de tarefas e definição de prazos.
RESPONSÁVEIS
Deve indicar o nome dos responsáveis envolvidos na elaboração do projeto e as tarefas atribuídas a cada elemento.
Um briefing não é um documento linear, pois durante o processo de execução de um trabalho, é possível que seja necessário realizar alterações, consequentemente tem que atualizar o seu briefing, até para que, todos os envolventes do projeto fiquem informados das modificações e, assim, evitar falhas na comunicação.